۱. پیش از جست‌وجو هدف را مشخص کنید
در یک جمله بنویسید چه رشته‌ای، در چه مقطعی، برای کدام ورودی و با چه سقف هزینه‌ای می‌خواهید بخوانید. دو شرط ضروری مانند زبان تدریس یا محتوای دوره را اضافه کنید. با این معیارها فهرست کوتاهی بسازید و برای تناسب هر دوره یک دلیل مشخص بنویسید؛ صرفاً به نام یا رتبه تکیه نکنید.
۲. جدول شرایط بسازید
برای هر دوره یک ردیف بسازید. پیوند رسمی، پیش‌نیازهای تحصیلی، آزمون‌های زبان پذیرفته‌شده، حداقل نمرهٔ کل و مهارت‌ها، سیاست GRE در صورت ارتباط، مدارک لازم و منطقهٔ زمانی مهلت را وارد کنید. هر مورد را تأییدشده، مبهم یا ناقص علامت بزنید. پرسش‌های مبهم را با ذکر نام دوره و ورودی از دفتر پذیرش بپرسید.
۳. مهلت‌ها را از هم جدا کنید
برای درخواست پذیرش، بورسیه، توصیه‌نامه‌ها و هر شرط زبان با مهلت بعدی، رویدادهای جداگانه بسازید. فرض نکنید زدن دکمهٔ ارسال پرونده را کامل می‌کند؛ برای مثال آکسفورد مدارک پشتیبان مربوط را تا مهلت دوره می‌خواهد. برای هر مورد هدفی زودتر تعیین و مسئول آن را مشخص کنید: خودتان، توصیه‌کننده یا مؤسسهٔ قبلی.
۴. مدارک را با چک‌لیست آماده کنید
پیش از سفارش ترجمه یا درخواست سوابق، مقررات مقصد را بخوانید. مشخص کنید کدام اصل، ترجمه و تأییدیه واقعاً لازم است. برای هر فایل نسخهٔ کاری و نسخهٔ نهایی ارسال نگه دارید. نسخهٔ نهایی را باز کنید، نام‌ها، ترتیب صفحه‌ها و خوانایی را ببینید و قالب، حجم و تعداد کلمات را با دستورالعمل همان دوره تطبیق دهید.
۵. هر درخواست را متناسب با دوره بنویسید
در انگیزه‌نامه یا طرح پژوهشی برای هر ادعا شاهدی بیاورید: پروژه، درس، پرسشی که بررسی کرده‌اید یا مسئولیتی مرتبط. ارتباط آن تجربه با دوره را توضیح دهید. جزئیات دوره، رزومه و دستورالعمل ارسال را زود در اختیار توصیه‌کنندگان بگذارید. مقررات هر مؤسسه دربارهٔ نگارش و دریافت کمک را رعایت و پیش از ارسال، همهٔ اقرارنامه‌ها را مرور کنید.
۶. دریافت مدارک و شرایط پیشنهاد را پیگیری کنید
رسید ارسال و شمارهٔ درخواست را ذخیره کنید. در سامانهٔ رسمی موارد باقی‌مانده را ببینید؛ بارگذاری مدرک و پذیرفته‌شدن آن ممکن است وضعیت‌های متفاوتی داشته باشند. پس از دریافت تصمیم، همهٔ شروط و تاریخ پاسخ را وارد تقویم کنید. پیش از پاسخ، هزینه‌ها، شروط حمایت مالی و تناسب علمی را مقایسه کنید. این راهنما کار پذیرش را منظم می‌کند؛ تصمیم با مؤسسه است.